Análisis de ejecución de proyectos de educación en excel

En un archivo excel, recibo algo que nosotros llamamos planeacion del proyecto formativo, ese archivo es standar. Debo poder indicarle fecha de inicio y fecha final del proyecto formativo. Ese archivo indica las fases de ese proyecto formativo. La idea es visualizar que face y que actividad del proyecto ya debe estar cumplida y cual es la proxima a ejecutarse segun la fecha actual. El otro archivo, me indica los aprendices, nunca son mas de 40, casi siempre menos de 20, donde muestra la evaluacion de cada uno y de cada fase del proyecto que se les ha evaluado. Cada fase que termina debe ser evaluada, y necesito saber cuantos aprendices hann sido evaluados en cada fase y cuantos faltan. El oobjetivo es llevar un control de la ejecucion de cada fase en tiempo y numero de aprendices en formacion y evaluados.