Business Intelligence para un dashboard de ventas: Sales Internacional

Cuando una empresa representa a varias marcas internacionales, los datos se reparten solos: cada marca tiene su forma de informar, cada canal tiene su registro y el ERP guarda la facturación. Juntar todo eso para saber qué conviene empujar es un trabajo de días que casi nunca se hace.

Sales Internacional es una empresa de representación de marcas internacionales para la que desarrollamos a medida el catálogo y el dashboard de ventas: los datos del ERP, de cada marca y de cada canal —y los que llegan en hojas de cálculo y CSV— se consolidan en 6 dashboards activos por marca, región y canal. Tras el proyecto el margen bruto subió un 12%.

El reto: los datos estaban repartidos y las decisiones se tomaban tarde

Representar marcas internacionales significa trabajar con muchas fuentes a la vez: la facturación del sistema de gestión, los informes que envía cada marca, las ventas por canal y las hojas de cálculo que se usan para atar los cabos sueltos. El problema no es tener datos, es que no hablan entre ellos.

Un dato por marca, otro por canal

Cada representación trae su propio formato y sus propios criterios: periodos distintos, nombres distintos para el mismo producto, monedas que hay que convertir. Sin una consolidación previa, comparar una marca con otra es comparar dos cosas que no están medidas igual.

El informe llegaba cuando ya no servía

El informe se armaba a mano y se cerraba a fin de mes, así que la decisión comercial se tomaba con datos de semanas antes. En un negocio de representaciones, donde la relación con la marca se negocia a diario, llegar tarde es llegar sin argumentos.

Vender mucho no es ganar más

La facturación por sí sola no dice si una representación compensa: hace falta el margen. Y el margen solo aparece cuando se cruzan los datos de ventas con los de coste, que suelen vivir en sistemas distintos.

La solución: catálogo y dashboards a medida

El trabajo se hizo a medida porque el problema no era dibujar gráficos, sino ordenar las fuentes. Una vez que los datos del ERP, de cada marca, de cada canal y de los ficheros manuales quedan consolidados con un criterio único, el dashboard es la parte sencilla.

Conectar el ERP y consolidar lo demás

La facturación llega del sistema de gestión, y el resto —informes de cada marca, ventas por canal y ficheros en hojas de cálculo o CSV— se integra en el mismo modelo de datos. La consolidación deja de ser un trabajo manual de fin de mes y pasa a ser parte del sistema.

Dashboards por marca, región y canal

Cada vista responde a una pregunta concreta: cómo va una marca, cómo se comporta una región o qué canal está funcionando mejor. Al compartir todos el mismo origen de datos, las cifras de un dashboard y las de otro cuadran, que es lo que permite decidir sobre ellos.

Del dato al catálogo: una sola fuente

El catálogo de representaciones y los informes beben de la misma fuente, así que lo que se publica y lo que se mide no se contradicen. En una web que presenta marcas internacionales, esa coherencia es parte del servicio que se vende.

Cómo lo hicimos en más de tres meses

El proyecto se ordenó de dentro hacia fuera: primero las fuentes y su criterio común, después los dashboards y por último el catálogo. Empezar por el gráfico habría sido empezar por la parte que menos problemas da.

Ordenar las fuentes antes de dibujar

Se definió cómo se llama cada cosa, con qué periodo se compara y cómo se convierte lo que llega en otras monedas o formatos. Es el paso que casi nunca se ve y el que decide si los números del dashboard se pueden usar para decidir.

Validar los números con quien los usa

Los primeros dashboards se contrastaron con las personas que antes armaban los informes a mano, comprobando cifra a cifra hasta que cuadraron. En un proyecto de datos, la confianza en el número es el entregable principal: si alguien detecta un descuadre, deja de mirar el dashboard.

Resultados

El proyecto se entregó con los datos consolidados, los dashboards por marca, región y canal en funcionamiento y el catálogo alimentado por la misma fuente. Estas fueron las necesidades y cómo se resolvieron:

Los resultados medidos del proyecto: el margen bruto subió un 12% y hay 6 dashboards activos. Los dos datos están relacionados: cuando el margen se ve por marca y por canal, se puede decidir dónde empujar y dónde no, y esa decisión es la que mueve la rentabilidad.

Qué necesita un dashboard de ventas internacionales

Si representas marcas o vendes en varios canales y sigues consolidando la información a mano, estos son los puntos que deciden si un dashboard sirve:

• Un criterio único para todas las fuentes, porque sin eso cada marca se mide distinto y la comparación no vale.
• Conexión con el sistema de gestión, que es donde está la facturación real y no una copia.
• Integración de lo que llega en hojas de cálculo, que en la práctica sigue siendo parte de los datos.
• Vistas por marca, región y canal, porque cada decisión necesita un corte distinto.
• Margen, no solo volumen, ya que facturar más no siempre significa ganar más.
• Actualización automática, para que el informe esté disponible cuando se decide y no semanas después.

Si tus datos están repartidos y quieres convertirlos en decisiones, en la página de business intelligence contamos cómo lo trabajamos, y puedes escribirnos para revisarlo juntos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un dashboard a medida y no una herramienta de BI estándar?

Porque las fuentes son heterogéneas: un ERP, datos de cada marca representada, datos de cada canal y ficheros que llegan en hojas de cálculo y CSV. La herramienta no era el problema; el trabajo estaba en consolidar todo eso en una sola fuente fiable. Con eso resuelto, el gráfico es la parte fácil.

¿Qué gana una empresa de representaciones con un dashboard?

Ver el margen por marca y por canal en lugar de solo el volumen. Representar una marca que factura mucho y deja poco margen no es el mismo negocio que representar una más pequeña y rentable, y esa diferencia solo se ve cuando los datos están juntos y ordenados con el mismo criterio.

¿Cada cuánto se actualizan los datos del dashboard?

De forma automática desde el ERP y desde las cargas periódicas, en lugar del proceso manual que se hacía antes. La diferencia no es solo el tiempo ahorrado: es que el informe deja de ser una foto de fin de mes y pasa a estar disponible cuando se toma la decisión.

¿Cuánto tarda un dashboard de ventas a medida?

Este proyecto llevó más de tres meses. El calendario lo marcan la conexión con el ERP, la consolidación de hojas de cálculo y CSV, los dashboards por marca, región y canal, la actualización automática de los datos y el catálogo de representaciones.