Desarrollo a medida de un marketplace de eventos: Handy Party

Organizar un evento no falla por falta de proveedores: falla al coordinarlos. Catering, música, personal de sala, decoración… cada uno es una llamada, un presupuesto y una hoja de cálculo distinta, y el tiempo se consume antes de que empiece la fiesta.

Handy Party es un marketplace de eventos desarrollado a medida: los proveedores se registran y crean su perfil, el cliente publica su evento y contrata online, los detalles se cierran por mensajería instantánea y el pago y las valoraciones quedan dentro de la plataforma, con balanceo de carga entre AWS y DigitalOcean. Tras el proyecto el portal reunió más de 250 proveedores y el tiempo de contratación se redujo a la mitad.

El reto: coordinar un evento es un trabajo de intermediación

Un evento reúne a varios proveedores que no se conocen entre sí y a un cliente que no tiene por qué saber a quién contratar. Alguien tiene que hacer de intermediario, y hasta ahora ese alguien era el propio cliente con el teléfono en la mano.

Los proveedores no se encuentran solos

Quien organiza una boda o una celebración no busca «un proveedor», busca catering para cincuenta personas en una fecha concreta y en una zona concreta. Sin un lugar donde estén todos con lo que ofrecen y a qué precio, cada búsqueda empieza de cero.

El tiempo de contratación se va en llamadas

Pedir presupuesto a cinco proveedores significa cinco conversaciones paralelas, con respuestas que llegan a ritmos distintos y datos que hay que ir apuntando para poder comparar. Ese trabajo administrativo es el que se come las semanas previas al evento.

Sin pago ni valoración no hay confianza

Contratar por internet a alguien que no conoces para el día más importante de tu celebración necesita algo más que una foto bonita: necesita saber que la reserva se sostiene y que otros clientes han quedado satisfechos antes.

La solución: un marketplace de eventos a medida

Se desarrolló a medida porque el portal no es un escaparate con formularios: es un circuito con dos tipos de usuario, estados de cada evento y conversaciones abiertas en paralelo. Todo vive en el mismo sistema, con balanceo de carga entre AWS y DigitalOcean.

Registro y perfiles de proveedores

Cada proveedor se registra y publica su perfil con los servicios que ofrece, sus precios y su zona de trabajo. Es lo que convierte una lista de contactos en un catálogo comparable, y lo que permite que el cliente vea opciones reales sin llamar a nadie.

Publicación del evento y contratación online

El cliente publica su evento con lo que necesita —fecha, lugar, número de invitados y personal— y la contratación se cierra dentro del portal. Al publicar una sola vez lo que antes eran cinco llamadas, el tiempo deja de irse en repetir la misma información a cada proveedor.

Mensajería instantánea, pagos y valoraciones

Entre la solicitud y el evento hay conversación: menús, horarios, cambios de última hora. Esa conversación ocurre en la mensajería instantánea de la plataforma, el pago o la comisión se gestionan dentro y, al terminar, el cliente valora al proveedor. Los tres elementos juntos cierran el círculo: acuerdo, garantía y reputación.

Cómo lo implementamos en uno a dos meses

El proyecto empezó por el circuito de la contratación —registrar, publicar, contratar y cobrar— antes que por la parte visible. Un marketplace que se ve bien pero no cierra una reserva no tiene nada que mejorar después.

Empezar por el circuito de la contratación

Antes de diseñar se definió qué ocurre desde que un proveedor se registra hasta que un evento se valora: qué ve cada parte, cómo se solicita, cómo se confirma y qué pasa si no hay acuerdo. Es el recorrido que sostiene la plataforma y el que conviene tener cerrado antes de construir encima.

Preparar el pico de la temporada

Los eventos se concentran: en temporada alta entran muchas solicitudes a la vez y con fechas límite reales. Se probó el comportamiento con carga, repartiendo el tráfico entre los dos proveedores de nube con balanceo, para que una subida de peticiones no coincida con la peor semana posible.

Resultados

El portal se entregó con el registro de proveedores, la publicación de eventos, la contratación, los pagos y las valoraciones en funcionamiento. Estas fueron las necesidades y cómo se resolvieron:

Los resultados medidos del proyecto: el portal reunió más de 250 proveedores y el tiempo de contratación cayó a la mitad. Los dos datos cuentan la misma historia: cuando el proveedor tiene dónde mostrarse y el cliente puede comparar y contratar en el mismo sitio, el intermediario deja de ser el teléfono.

Qué necesita un marketplace de eventos

Si tu negocio pone en contacto a clientes con proveedores de eventos, estos son los puntos que deciden si la plataforma funciona:

• Registro y perfiles de proveedores, porque sin oferta visible no hay nada que comparar.
• Publicación del evento, para que el cliente cuente lo que necesita una sola vez.
• Contratación online, que es lo que evita el intercambio de llamadas y correos.
• Mensajería dentro de la plataforma, para que los detalles del evento no se dispersen.
• Pago y valoraciones, la garantía para el cliente y la reputación para el proveedor.
• Infraestructura con balanceo, porque las solicitudes llegan concentradas en temporada alta.

Si tu proyecto conecta a dos lados y no cabe en una plantilla, en la página de servicios contamos cómo trabajamos, y puedes escribirnos para revisarlo juntos.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un marketplace de eventos de una web de proveedores?

En una web de proveedores el visitante tiene que contactar uno por uno y esperar respuesta de cada uno. En un marketplace publica su evento una sola vez y son los proveedores quienes responden, así que la coordinación deja de ser un trabajo del cliente y pasa a ser trabajo de la plataforma.

¿Por qué conviene cobrar y valorar dentro de la plataforma?

Porque el pago y la reseña cierran el círculo. Sin pago no hay garantía de que la reserva se sostenga y sin valoración no hay reputación que consultar antes de contratar al siguiente, que es lo que hace que el proveedor cuide el servicio.

¿Qué aporta la mensajería instantánea antes de un evento?

Los detalles de un evento cambian hasta el último día: número de invitados, horarios, menús, cambios de ubicación. Tener la conversación dentro de la plataforma mantiene ese contexto junto a la reserva, en lugar de repartirlo entre correos y mensajes sueltos.

¿Cuánto tarda desarrollar un marketplace de eventos a medida?

Este proyecto se entregó en uno a dos meses. El calendario lo marcan el registro y los perfiles de proveedores, la publicación de eventos, la contratación online, la mensajería instantánea, los pagos y valoraciones y el balanceo de carga entre los dos proveedores de nube.